常州市审计局

审计档案工作存在的问题及对策

发布日期：2010-08-09

　　
　　审计档案工作质量的高低，不仅体现了一个审计机关的审计基础工作水平，而且也反映出审计业务工作质量的高低。工作中，由于诸多原因，影响了审计档案价值的有效发挥。
　　一、审计档案工作存在的主要问题及其成因
　　（一）审计业务质量影响审计档案的利用和保存价值。审计档案的主体是审计资料，审计资料失真和归集整理的不完整、不规范，极易降低审计档案的利用价值。从日常审计工作实践来看，主要表现为：一是违反审计程序形成的审计档案；二是审计取证资料不充分形成的审计档案；三是审计处理、处罚所引用的法律、法规依据不充分的资料形成的审计档案；四是有的审计业务人员缺乏审计档案知识或操作上的随意性。
　　（二）审计事业发展与审计档案工作规范的不同步，影响审计档案的质量。在实际操作工作中，由于审计工作的复杂性、多变性，以及审计档案法规的滞后性，出现了实际操作与档案规范之间不相协调的现象。比如对某一个基建项目进行审计时，该项目涉及到投资方、施工方等许多个单位，审计机关对每一个实施审计的单位都需下发审计通知书，并按实施审计单位的户数出具审计建议书或审计决定。按现行审计立卷归档规定，就要按被审计单位的个数分别进行立卷归档。可以看出，这样立卷不仅不能全面、清晰地反映该审计项目的全貌，而且不利于审计人员今后查阅、利用档案；另一方面，档案人员要面对大量审计资料的重复收集、整理、归档，大大增加了审计成本和工作量。
　　（三）档案人员素质和物质条件的限制，影响审计档案质量。档案人员素质高低直接关系到审计档案的质量。从目前情况看，基层审计机关由于编制等问题，除极少数配备有专职的档案人员并通过了正规的档案管理培训外，大多数只是经过简单培训后边干边学，且大部分档案工作人员身兼数职，客观上谈不上对档案专业知识的深入学习和不断更新，只能起到对档案的保管作用。另外，由于经费所困，在档案设备的购置上较为简陋，不能适应档案管理现代化的新要求，也对审计档案的保管带来一定难度。
　　（四）审计信息化建设的快速发展，对以纸质为主的传统审计档案的挑战。随着办公自动化的形成和“金审”工程的建设步伐的加快，审计机关行政公文的草拟、审计业务文书的拟稿、审计计划的编排、审计方案的拟定以及文件的收发等都运用OA进行处理，跟随着审计档案资料储存介质也发生了相应的变化，并且阅档方式也随之改变，这将对目前审计档案的质量提出更新、更高的要求。
　　二、提高审计档案工作质量的途径
　　（一）提高全体审计人员的档案质量管理意识，是保证审计档案质量的前提。审计工作质量的高低，直接影响审计档案质量。只有正确处理好审计工作和档案工作的关系，才能相互促进，相得益彰。因此，在日常工作中，一是领导要重视，领导不仅要关注审计业务工作，也要关注审计档案工作，把审计档案与审计业务放在同等位置，一并检查、考核，使每个审计干部形成“审计项目终结只是完成了一半任务，高质量的立卷归档后才算圆满完成审计项目”的意识。二是要强化责任，按照“主审负责制”的要求，在审计业务操作过程中也要实行主审人员档案负责制，参审人员要参与档案资料的收集与整理，从而达到“谁主审谁负责，审结卷成”的目标。因为主审人员掌握审计项目的整体进展情况，负责审计通知书的下发和审计处理等系列资料的收集工作，有利于全面及时地对审计项目资料进行整理、装订、归档；同时参审人员应密切配合，按照档案管理规定进行严格复核、把关，做到人人参与，从而增强档案质量管理的全员意识，提高全面审计档案质量。
　　（二）加强档案管理的事中控制与管理，提高审计档案质量的管理水平。审计档案的管理水平是随着一定时期审计内容和审计方式的变化而逐步完善和提高的。为了能够适应审计工作发展的要求，审计档案工作的重心也应由事后控制与管理向事中控制与管理转变，在现场审计过程中审计人员应及时发现和解决影响档案质量的问题。每一个审计人员从审计项目下达通知之日起，都要树立档案意识，只有加强审计档案质量的事前控制与管理，在现场审计过程中不断发展、研究和解决新问题，才能适应新阶段审计工作发展的需要。
　　（三）重视审计档案资料的日常收集和整理工作。档案工作是一项积累性工作，审计档案是由一份份材料汇集而成，今天的资料就是明天的档案，但并不是所有的文件材料都是档案，它必须依据一定的标准、规律经过归集整理而成，这就需要档案工作人员平时不仅要做到对档案资料的勤收集、善积累和多整理，而且还要经常性地深入审计工作一线，与项目审计人员交换意见，了解审计工作进展情况，从而使审计档案资料的收集更加完整。
　　（四）强化措施，不断提高审计档案人员的业务素质和政治素质。一是进一步加大培训力度，要根据自身工作实际，采取请进来与走出去相结合的培训办法，通过培训促进档案人员更新知识，开阔视野，掌握先进的档案技术。二是经常性的开展审计档案管理经验交流，邀请档案专家进行业务指导，开展档案理论研讨，用先进的管理经验促进我们的档案工作。三是强化对审计档案规范化工作的检查，完善审计档案质量责任追究制。要开展定期或不定期的审计档案质量检查，在检查中发现问题，纠正问题，解决问题，从而促进审计档案质量的进一步提高。四是加大档案现代化管理力度，从软硬件上使档案管理上水平，以不断适应档案工作的需要。
　　（五）加大编研力度，促进档案利用。档案管理人员在加强日常管理的同时，要不断加大档案编研工作力度，有针对性地开展档案编研工作，特别是要注重对重大审计项目成果或在社会上有影响有审计项目档案的编研和利用，把死档案变成活信息，最大限度地发挥审计档案的社会效益和经济效益，从而进一步为审计工作服务，为领导宏观决策服务。

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