常州市审计局

基层审计机关加强审计档案管理工作的思考

发布日期：2010-08-09

　　
　　审计档案是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案作为审计活动的真实记录，直接记载和反映了审计工作的全过程，既具有重要的鉴证作用，又是衡量审计工作质量的重要依据，真实地记录和反映了审计人员智力创造和劳动创造的全过程，对促进规范审计行为、检查审计执法质量等都具有重要作用，是国家档案资源的重要组成部分。加强审计档案管理，对于促进审计质量提升，充分发挥审计监督在财经领域宏观调控的作用，服务和谐社会建设，都具有十分重要的意义。
　　当前基层审计机关大多数建立了档案室，并制定了相关管理工作制度，采取了一定的措施，档案的基础设施和设备条件有了一定的提高，配备了专兼职人员负责档案管理工作。但是还有相当一部分单位的档案安全保管条件较差，档案的日常管理较薄弱，档案管理的制度落实流于形式，管理制度没有落实好，审计档案开发利用甚少等问题仍比较突出。总之，在审计档案管理与开发利用方面仍存在着较大的不足。具体表现为：
　　1、档案安全保管条件较差。部分单位虽设有档案室，但和单位的储存室合并在一起，档案室内杂乱无章，不符合档案的保管要求；有的单位档案室远离办公地点，脱离档案人员的日常监管，档案安全没有得到有效保障；多数单位防火设备缺乏，过期消防器具未及时更换，库房电线老化，档案装具不符合规范要求，又没有一定的防温防湿设施，所有这些都给档案安全保管造成了不安全的隐患。
　　2、大部分单位的档案安全工作责任制落实不够。一方面是档案安全规范管理制度不够健全，管理制度存在挂在墙上、留在纸上的现象，各项档案安全管理制度在实施过程中，普遍不落实。另一方面是档案安全管理日常工作没有按照规范要求开展。大部分的单位档案安全日常管理还相对薄弱，带有较大的盲目性和随意性，没有对档案进行定期的检查。个别单位档案资料没有按照《档案法》的要求向当地档案馆移交到期的档案。
　　3 、审计档案室馆藏档案利用率偏低。审计档案资源的利用少，利用效果一般，利用效果记录简单等。
　　究其原因，一是个别单位没有认真贯彻执行好《档案法》、《档案法实施办法》和《审计机关审计档案工作准则》及有关规定，没有建立、落实档案安全责任制，特别是没有落实好档案专兼职人员的岗位责任制，没有把档案安全提高到依法治档的认识上来。二是没有严格按照档案安全管理规范，档案的日常管理流于形式，档案移交、归档、保管、编目、利用、保护、保密等方面的规章制度不够健全。三是审计档案室馆藏档案利用率偏低是不争的事实，管理手段落后，服务形式单一，不适应利用工作需要。
　　目前随着形势的发展变化，特别是《审计管理系统》和《现场审计实施系统》运用，对审计档案工作提出了新的要求，审计档案管理方式已从封闭、半封闭状态，转为向不同层次的利用者开放，从单纯保管转到管理和利用并举的轨道上来；从档案开发利用层次看，从单一为审计业务工作服务，转向为党政工作中心、为各级政府宏观调控服务；从管理手段看，审计档案管理从手工操作，逐步向利用计算机进行立卷、检索、编目、统计、借阅方向发展。档案工作的发展趋势要求审计机关要进一步深化对档案工作的认识，积极探索档案工作的内在规律和特点，促进档案工作法制化、规范化、科学化。
　　一、注重加大审计档案工作法制建设。在认真宣传、贯彻档案法、《审计机关审计档案工作准则》和《审计机关审计项目质量控制办法（试行）》的同时，结合审计工作实际，制定、完善审计机关档案管理制度和具体操作标准，使审计档案工作有法可以，有章可循。把档案管理工作纳入单位考核工作之中，实现目标考核，并制定档案管理工作目标考核细则，对档案的立卷、归档、保管、保密、统计、利用等方面都进行细化。在年终审计项目质量检查、审计文书检查和优秀审计项目评审中，坚持以审计业务档案为依据，把项目质量管理规定、公文管理规定等于审计档案管理规定有机结合，作为年终审计业务评选的依据。根据“谁审计谁立卷、谁办理谁立卷，案结卷成”的原则，要求审计人员每月底前必须把已了结的审计档案立卷归档，从制度上保证审计档案管理的规范。
　　二、努力搞好审计档案规范化建设。审计档案规范化建设，既包括库房设施、档案装具等硬件设备，也包括立卷归档、开发利用等软件标准，其中立卷归档规范化是档案规范化的核心。审计档案的建立，要严格执行《审计机关审计档案工作准则》和审计署6号令的相关规定，实行审计组责任制，由审计组长或指定专人负责，按审计项目进行收集，对所有审计工作底稿、取证材料、审计立项文件以及审计结论性文件进行整理、鉴别和取舍，并按规定的单元顺序编目，装订成册，做到“审结卷成”，并在规定期间内将审计档案移交档案管理部门。另外为提高审计质量，体现“审计程序的合规性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性”特点，审计机关的专职复核部门和人员要严把审计档案形成关、收集关、归档关和检查关，对发现的问题及时要求审计人员进行整改，以不断提高审计质量。同时要建立审计档案台账，方便档案收进、移出、借阅登记等工作。
　　三、积极推进审计档案资源开发利用工作。审计机关要高度重视审计档案利用工作，从单纯的保管档案，转向开发利用审计档案，不断总结档案利用工作的成功经验，使审计档案充分发挥价值，提高审计工作效应，扩大审计影响。目前审计项目实施时审前调查的作用越来越重要，查阅审计档案是审前调查一种方法，通过查阅审计档案，可以使审计项目实施事半功倍;另外在年终审计项目质量检查等评比检查，也应以审计档案作为依据之一，把审计档案管理规定和项目质量管理规定等有机结合，确定原则，细化标准，为各项评比检查提供依据，并将检查结果及时反馈到审计人员手中,对其中的不足要求他们认真整改，从而促进审计人员进一步增强审计质量意识,使审计工作质量更上新台阶。所以审计机关应进一步重视审计档案利用工作，要从单纯的保管档案，转向开发利用审计档案，不断总结档案利用工作的成功经验，努力将“死资料”变成“活资源”，使审计档案发挥更大的利用价值。
　　四、着力推动审计档案现代化进程。随着办公自动化技术的普及，审计机关档案管理的现代化显得尤为迫切。审计机关在加强审计信息化建设过程中，要认真解决审计档案工作遇到的新问题，加强探索和研究，加大物质和技术投入力度，使档案管理现代化与机关办公现代化相互衔接，顺利完成了电子文件和电子档案的管理和保管工作，促使审计档案从载体形式到管理手段发生了深刻变化。
　　五、全面提升审计档案干部队伍综合素质。档案管理事业，对人的政治素质和品德修养有严格的要求，需要从事档案工作的人，严肃认真，爱岗敬业，无私奉献。审计部门要不断加强对档案管理人员的教育培养，把政治素质高、事业心强、业务技能强的干部充实到档案管理岗位上，并不断加强培养和锻炼，使他们能够适应审计档案管理工作的发展需要。同时，还要注重强化档案工作人员政治、业务学习培训，努力为他们创造学习业务、钻研业务的条件，使档案管理人员的综合素质不断提高。
　　