常州市审计局

ERP环境下企业审计的几点思考

发布日期：2010-08-09

　　目前越来越多的企业开始应用ERP系统，如何在ERP环境下进行审计，是企业审计亟待解决的一个问题。2008年笔者参加了中石化原法定代表人经济责任审计项目，中石化的ERP系统给笔者留下了深刻印象。本文以中石化审计经历为例谈几点思考，一抛砖引玉。
　　  一、中石化ERP系统简介
　　中石化ERP系统2002年左右开始实施，截至2008年底所属单位均已上线，从总部到各生产企业，建立起了统一规范的信息技术平台。实现了信息的实时上下贯通与集成共享，信息系统与生产经营管理业务运营紧密结合。借助ERP网络化的管理平台，中石化把岗位授权和内控职责固化在ERP系统中，形成了规范的“线上”内控体系，对生产经营业务实施了精细化管理。以 “市场－生产－供应”整合的供应链管理为主导思想，实现了信息集成，“物流、资金流、信息流”三流合一。在中石化的ERP系统中，司总部为决策中心、事业部为利润中心、生产企业为成本控制中心。
　　二、ERP系统对审计的影响
　　   1、目前对于ERP系统，审计人员还不是很熟悉，缺乏对整个系统及各个模块系统、全面的认识。由于接触的较少，审计人员对ERP的思想、理念、原理难以形成感性认识,缺乏对报表、账册数据来源的深刻理解。这使得审计人员在面对ERP众多模块及海量数据时候很多时候常有老虎吃天，无从下手的感觉。中石化ERP系统并未完全本土化，专用术语又多又生涩，系统结构复杂，技术门槛高，操作界面复杂。审计人员运用ERP进行查询操作时往往不知道从哪里取数，严重影响了审计效率。中石化ERP系统的后台数据库表、字段数量众多，企业审计人员很难弄清其后台数据结构。就中石化ERP系统而言，其后台数据库基本表2000余张，直接从后台数据库取得审计人员所需要的数据存在相当大的难度。审计人员一般只能通过ERP系统提供的查询功能取数据，在某种程度上增加审计风险。
　　2、中石化的ERP系统实现了整个集团一级核算，整个中石化一套大帐核算。中石化总部层次，报表是真正传统意义上完整的会计报表，中石化二级及二级以下单位作为利润中心或成本中心，在ERP系统中相当于车间，其会计报表是不完整的。中石化ERP系统会计报表取数来源复杂，通过系统接口将相关数据导出后，部分直接形成会计报表，另一部分需进一步填列才能完成。中石化总部是管理单位，其二级单位是真正意义上的经营单位，审计中石化不可避免的要以其二级单位为基础。审计人员通过会计报表了解被审计单位的资产、负债、所有者权益等总体情况，以及根据报表数据进一步分析被审计单位的经营状况颇为不易，审计人员对报表数据需经过艰难的分析才能采用。。另外ERP系统大量业务由系统集成处理，系统自动产生电子凭证（集成凭证），种类繁多、数量庞大、审计数据的调阅和审计证据的采集增加了很大的难度。
　　3 、中石化 ERP系统 “市场－生产－供应”整合的供应链管理为主导思想，具有全面、高度的集成性，其外延和内涵都发生了重大变化。它促使审计工作以财务为基础，向业务的两头进行延伸，企业审计不仅要关注企业自身生产经营情况，还要全面了解企业采购及销售情况。
　　4、“实时反映、实时分析、实时监控”是ERP系统最显著的特点。ERP系统中，信息都是从最原始的业务中产生的，数据来源实现了唯一性、及时性，这为实现事中审计，乃至实时审计提供了极大的便利。ERP以一笔业务为单位进行全过程记录的特性，给审计人员对某一重点业务各个流程进行查询了解提供了方便。 ERP的实施，既是对审计工作的挑战，又为审计监督提供了极为有利的平台。
　　    三、审计的对策
　　1、穿行测试，了解整个系统运行情况，做到总体把握，心中有数。审计人员可以模拟或者是监督被审计单位人员就某一业务数据在ERP系统中进行录入，并查看其最终结果。如可以销售订单为主线，任意选择一个销售订单，来跟踪系统中的材料采购、入库、生产领用、产成品完工入库、销售出库等方面的执行、授权情况、数据流转等方面的信息，对照财务总账模块的相应数据，来验证物流信息在财务处理模块中传递及核算的正确性、内控制度执行的有效性。如以BOM（物料清单）切入点，验证成本核算的正确性。可选择企业中相对比较简单的一款产品（用料品种少，工艺流程简单），追踪某一BOM在ERP系统中的流程，看是否符合企业得成本流程规定。并将以企业的主生产计划确定的各种物资之间的比例关系与以BOM（物料清单）为基础汇总的成本计算表中各种原料相应的比例关系，看两者之间是否存在较大的差异，以验证成本核算及收入确认的准确性、完整性。
　　2、立足财务账，向物料系统各功能模块延伸，验证
　　出于企业自身管理的需要，ERP系统提供了比较全面、完善的分析、汇总及查询功能，因此，我们就可以利用这些查询功能，对企业的财务相关信息进行验证和确认，基本方法如下。
　　通过销售管理模块来查证销售收入数据的正确性。企业一个销售订单从合同正式签订到最后货物发运、财务上作销售处理后（即订单的各个环节全部执行完毕后），这一订单在系统中将会被自动关闭。我们可以通过对一段时期的销售情况的统计，同该时期财务销售数据进行比对，对差异部分再进一步调查取证，来确定某一时期发出商品未销售入账的情况。然后再根据订单、合同条款等方面，来确定这一发出商品未销售入账数据的合法性和合理性。
　通过仓库管理模块验证存货、产品销售收入、成本核算等方面数据的正确性。在仓库管理功能模块下，对库存情况进行即时智能化查询，即可按仓库、仓位、物料、批号等信息分别进行库存情况查询。可以将某一时点(如12月31日)所有存货的明细按存放地点、品名查询出来，与企业年末的存货盘点表进行核对，与成本结转中的主要依据——《存货收发存明细表》(一般企业在成本结转时在凭证后都会附上此表)中的期末数进行核对，以验证财务账中期末存货的准确性，从而进一步确认企业销售收入、销售成本数据的正确性。当然，实施这一步骤的前提是审计人员应对当前的存货库存情况进行必要的抽盘，并采取倒推方式确定查询时点的库存数。
　　通过总账模块，确定财务过账及会计报表的正确性。主要是通过抽查部分记账凭证，查看相应账簿数据及通过账簿记录，倒查记账凭证；总账明细账核对及科目余额与财务报表数据核对等方面进行。因这一过程比较简单，在此不再细述。
　　3 、重点关注数据源头准确性及全面性。ERP系统中任何一项业务数据来源均只有一个源头，数据是否完整及准确与否尤为关键。目前，部分企业信息化程度很高，业务和财务都集成在一个系统中，这种情况下要关注录入数据的流程及其准确性。另外部分企业只应用了ERP系统的部分功能，其业务系统和财务核算系统相互独立，信息要经过人为转换或两次录入。在这种情况下，两套系统独立，为某些企业对财务信息进行加工粉饰提供了可能。对此应引起足够重视。

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