常州市审计局

信息技术在审计项目管理中的运用

发布日期：2010-08-09

　　审计项目管理是由审计机关和审计人员按照审计工作标准，对具体审计项目的全过程，运用各种科学手段、制度和载体，进行计划、执行、控制、检查、监督和反馈等一系列自我约束的活动。随着信息技术突飞猛进的发展，各行各业信息化程度不断提高，为审计项目管理带来一系列手工审计和传统管理工作难以解决的难题，如审计资料的获取、审计实施管理、审计过程控制、审计项目资料存储管理及审计项目资料合理再利用等。审计署从2001年开始国家金审工程建设，《审计管理系统》和《现场审计实施系统》就是金审工程一期建设的重要成果，为审计机关利用信息技术加强审计项目管理开辟了有效途径。
　　    一、审计资料的获取
　　    信息化环境下，被审计单位的会计信息由纸质账簿凭证转变为电子数据式账套凭证，审计人员只有运用信息技术，才能对其进行全面分析。电子数据的存储形式一般有文本文件、Access数据库、SQL Server数据库、DB2数据库、Oracle数据库等等，我们获取数据的方式主要有两种：一是由被审计单位管理人员将数据从数据库导出，然后采用光盘或移动硬盘等介质拷贝；二是借助网络采用新兴的联网方式主动挖掘获取数据。《现场审计实施系统》提供了连接网络利用取数模板直接获取数据工具；《社会保险联网审计系统》则是系统自动获取社保基金数据，它的取数模板和取数工具是内置的，通过内部控制程序定期获取数据并自动进行加工整理和转换，无需人工参与。获取的数据经过人工或计算机自动加工整理、转换处理，形成审计人员可以读取使用的格式。有了财务业务数据，审计人员通过总体分析，理清审计思路，确定审计重点，制定切实可行的审计方案，使事前期准备工作充分有效。
　　    二、利用信息技术加强审计现场管理
　　    审计项目实施的过程也是质量控制的过程。有了电子数据只是具备了可以审计的条件之一，怎样利用电子数据进行审计，用哪些信息技术和方法进行审计，怎样规避信息化带来的高风险，是审计人员必须不断学习和掌握的知识和技能，也是审计机关高度关注的审计项目管理问题。《现场审计实施系统》为审计人员提供了强大的审计分析处理工具。如对数据分析提供了两种数据分析和处理的模式，一是数据分析和处理的简易模式，即只需选择查询分析条件实现对数据的处理，这种方式操作性强，灵活性弱；二是SQL查询器的方式，审计人员可以在审计实施中充分发挥自己的能力，编写程序语言对数据进行处理，这种方式操作性弱，灵活性较强，审计人员如果计算机水平较高，这种方式更容易发现问题。联网审计系统对数据的分析处理更加灵活多变。在《社会保险基金联网审计系统》中，提供了更多的数据处理方式：一是内置了自动控制预警模块，即根据社会保险基金的征收、管理和使用状况，在系统中提前设置好预警条件，系统会定期根据所设条件对获取的社保数据进行分析和查询，筛选出异常数据单独保存，供审计人员作进一步分析；二是审计人员可以利用内嵌的查询分析器对系统自动获取的数据进行灵活处理分析；三是联网审计系统一般都根据审计经验预置了较多的查询分析模型，审计人员可以通过运行模型对相关数据表进行查询、分析和处理。这些查询分析模型，都是根据审计人员的审计经验制作的，非常有利于审计，更适合计算机水平不是很高的审计人员使用。四是联网审计系统还提供了审计方法和审计模型的制作功能，审计人员对遇到的新问题，可以制作成审计方法或审计模型与其他审计人员共享，使审计方法和审计模型库更加完善。
　　按照审计署6号令的规定，审计过程中要及时编制审计日记、审计底稿和审计证据等，审计日记要求一日一记，不能随意修改，有问题时只能追加说明，而在实际操作过程中，审计人员经常修改日记，甚至存在先审项目候补日记的现象。为了加强这方面的控制，《现场审计实施系统》利用信息技术内置了控制模块，对审计日记进行控制，一天以内的审计日记审计人员可以修改，超过一天后不能修改，避免了审计人员随意修改审计资料的现象，审计组长对整个审计项目的把握更加准确。同时也加强了对审计人员的监督和管理，减少了“放水”现象的发生，降低了审计风险。
　　三、利用信息技术加强审计项目过程控制管理
　　审计项目管理是审计管理的一个难题，审计现场管理又是难中之难。造成审计管理难的原因：作业个体化倾向；作业流程中断化可能；作业人员与管理人员之间的隔绝化；审计现场与审计机关之间的隔绝化；作业人员与领导人员之间的隔绝化等。由此可以看出，要解决审计机关对审计项目过程控制管理，必须消除审计现场与审计机关之间的隔绝，如何消除?解决方法就是利用信息技术在审计机关和审计现场之间架起一座信息沟通的桥梁，而这座桥梁离开信息技术网络根本无法实现。《审计管理系统》和《现场审计实施系统》利用信息技术在审计机关和审计现场之间建立了信息交互平台，现场审计人员利用网络将现场审计情况资料交互到《审计管理系统》中，审计机关领导通过审计管理系统随时掌握查看现场审计情况，以便给予更加准确的指导、安排下一步工作和统一调配审计资源；同时审计人员也可以从《审计管理系统》中下载审计机关对审计项目管理指导的意见，据此开展下一步工作，从而实现了二者的交流。审计复核是审计机关加强审计质量控制的关键环节，审计机关通过审计复核工作来降低审计项目风险。通常这项工作是在审计结束后对所有审计资料进行审核把关，通过审阅纸质案卷发现审计组在审计过程中存在的不规范的问题，保证审计质量。而在信息化环境下，复核部门可以利用网络平台提前介入，审计过程中及时了解审计现场情况，将复核关口前移，对整个项目的把握更加准确，复核工作更有针对性，更加有效。目前我局所有的审计项目都通过《审计管理系统》进行网上复核，不但提高了效率，更保证了审计质量。
　　四、信息技术解决了审计项目资料存储管理的难题
　　信息化环境下，被审计单位信息化程度普遍提高，无论是财务还是业务数据均以电子数据的方式管理，且存储量越来越大，甚至达到海量数据，笔记本电脑、移动硬盘容量有限且不安全。审计数据中心的建设，解决了审计资料存储的难题。目前，我们可以通过数据中心管理存储数据的方式有磁盘阵列柜、磁带库、虚拟带库等，在安全方面采用访问控制技术、防病毒技术、防火墙技术、数据备份技术、灾难恢复技术等等，保证审计数据的安全。主要做法一是加强对存储介质的保管，防止损坏或丢失存储介质；二是做好病毒防范措施，防止中毒丢失电子数据；三是做好网络安全防范措施，防止网上泄漏被审计单位电子数据资料；四是对电子数据进行加密处理，增强电子数据的保密性；五是规范日常操作，杜绝电子数据资料可能外泄的漏洞。同时对存储的数据进行分类、分库管理，做到存储可用数据和存储的数据可用，更好地为审计工作服务。
　　五、信息技术的提高带动了审计项目资料的再利用
　　审计项目资料的存放不是保存的主要目的，关键是审计资料的再利用，对海量数据的存储再利用必然离不开信息技术。一般来讲，保存的审计项目资料主要是在本级审计机关使用，当审计组要对被审单位进行审计时，需要查阅以前年审计机关对该单位的审计情况，在信息化环境下，查阅的方式更加便捷、清晰，只要项目资料管理人员给予授权即可；对保存财务业务数据的使用则需要借助数据库技术对数据进行分类获取和处理，使用更加方便。按照审计署金审工程建设规划，审计署和地方审计机关将各自建立审计数据中心和数据交换区，通过国家电子政务外网建设审计专网，实现审计机关网络四级互相，从而实现数据共享，在此基础上建设数据交换区，审计署可以借助全国审计机关数据交换平台实现不同地区审计数据的整合分析，这就需要充分利用数据库技术，保证上下联通的数据互相可用，离开了信息技术寸步难行。
　　六、信息技术的提高促使审计机关培养了一支适应审计信息化需要的审计队伍
　　近年来，为快速适应审计信息化的发展需要，某市审计局提出了“专家型、骨干型和普及型”三个层次的信息化队伍培养思路，采取了“以干代训”等方式，取得了显著成果。对72名计算机审计高端人才、业务骨干进行了专门培训和审计署组织的计算机中级培训，有65人通过了审计署统一考试，通过率达90％，位居全国审计机关之首。同时，对1000余人次审计人员开展了审计管理系统、计算机审计软件应用等审计信息化基础性培训，全市审计干部信息化应用能力和水平进一步提高。
　　综上所述，信息化环境下，信息技术是加强审计项目管理的有效途径。但是，信息技术对审计项目的管理水平不是一蹴而就，也不是一劳永逸的，需要我们以科学发展观为指导，不断创新审计理念，在实践中完善提高。要充分认识审计信息化是审计技术创新的重要意义，加大信息化建设投入，走科技强审之路。要将信息化建设纳入“一把手工程”，制定信息化发展规划，建章立制，纳入日常工作考评。要在学习培训上下功夫，让大部分审计人员快速掌握计算机审计知识和技能，成为复合型人才。要在运用上求突破，使审计人员将计算机技术与现场审计有机结合，不断创新，积极探索研究手工条件下无法实现的审计技术与方法。只有这样，信息技术才能在审计项目管理中发挥强有力作用，促进审计事业向前发展壮大。
　　
　　（作者：崔银科  山东省青岛市审计局　　
　　

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