档案是人类各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。审计信息技术的发展使得以纸质为主的传统审计档案受到了挑战，也为带动审计档案信息化管理技术的发展提供了机遇。实现审计档案信息化是形势所迫、发展所需，它将使档案管理模式发生根本转变，从实体保管和利用转向信息化、数字化、智能化管理。笔者从审计档案信息化的主要内涵和重要意义着手，结合当前基层审计机关档案管理的现状，试图提出实现档案信息化应采取的措施。

　　一、审计档案信息化的主要内涵

　　审计档案信息化是指档案管理部门运用信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。但它不仅仅只是硬件设备上的提升，更是管理部门在档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理模式上的转变。

　　1、档案信息利用的网络化。指利用现有的网络技术及设施，实现档案信息网上查找、咨询和直接利用的过程，它是档案数字化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。实现网络化具有四大优势：自动化无纸办公、自动记录、自动统计，效率高，速度快；交流式资源共享，开放数据库，且能实时传送，信息资源得到有效利用；快速浏览和搜索功能；分布式齐头并用，每个人在获得信息时，可以互不干扰，在各自终端上同时查找并利用同一份档案文件。

　　2、档案信息存储的数字化。档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。数字化输入包括档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化，这也是档案数字化的核心。

　　3、档案管理的信息化。信息化管理与实体管理的明显区别就在于信息载体的特殊性，其管理模式是以实体管理转向以实体管理和信息管理并重发展，最终将以信息管理为主，不仅节约了资源，更实现了智能化管理和应用。

　　二、审计档案信息化的意义

　　审计档案信息化管理已成为不可阻挡的趋势和发展方向，是基层档案管理发展的必然选择，也是基层审计部门业务能力提升的一项重要指标，对于审计机关履行审计监督功能、保存审计成果、发挥审计“免疫系统”功能具有重要意义。

　　审计部门每年都要产生很多档案资料，涵盖了预算执行、政府重大项目投资、社会保障、企业资产负债、领导干部经济责任审计等各类审计信息资料，这些信息资料真实的记载了审计部门对国家财政财务收支真实性、合法性、效益性审计的情况，对今后实施审计项目起到借鉴、指导和学习的作用。将这些重要的审计资源实现信息化管理，对于社会来说是极其丰富的信息资源，对于审计部门来说可以形成一个完整的审计档案信息化网络，对于审计职能的发挥和审计工作水平的提升具有积极的推动作用。

　　实现审计档案的信息化管理，对于基层审计部门而言，将有效提高档案管理效率、提升服务质量，为领导决策提供依据。一方面，计算机管理系统有力的数据处理能力，可以跨越时段，进行大规模综合性查找，满足检索需求，提高审计工作效率；另一方面，完整的档案信息网络，可以进行内部资料共享，便于审计人员二次利用和开发，有力的提升审计质量、扩大审计成果。此外，信息化收集、管理模式的实行，可以防止档案资料的损坏和丢失问题，确保审计成果的完整、长期保存。

　　三、基层审计档案管理的现状

　　多年来，基层档案管理部门已经形成了固定的工作模式和工作习惯，传统的纸质档案管理模式，已不能满足高速发展的计算机审计应用技术水平的需要。

　　（一）工作效率不高。档案人员仍以传统型为主，繁重的手工收集、整编、管理和提供利用档案，造成工作效率低下，使得档案利用者感到诸多的不便。

　　（二）信息化程度不够。因为档案数字化、网络化不到位等原因，对于符合深层次开发的档案信息资源却不能得到有效利用，影响了审计档案利用价值的发挥。

　　（三）人员配备不足。由于编制等因素，基层审计档案员大部分身兼数职，经过简单培训后边干边学，客观上无法实现对档案知识的深入学习和及时更新，只能起到对档案的保管作用。

　　（四）编研能力不强。受时间、精力、能力的制约，大多基层档案管理人员无法对已经归档的档案资料进行总结提炼和针对性地开展档案编研工作，造成档案资源被闲置甚至浪费，不能满足审计人员对档案资料的需求。

　　四、实现审计档案信息化的措施

　　（一）强化数字化资料的收集。数字化并不摒弃原有档案信息的存储形态，而是为利用生成的档案副本。档案管理部门要加强对纸质档案的数字化和电子文件的采集、接收工作，按不同的类型、载体、组织结构、表现形式间转化：如将TXT文本转化为Word文档或PDF文档；多媒体档案信息内容以文本、图形、声频、视频等形式结合而成，逐步建立档案目录数据库和各种门类的数字化档案。

　　1、电子文件直接数字化。直接数字化是将“电子文件”按能被计算机系统识别、处理的格式进行数据转换，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可往网上传送的数字代码序列。办公自动化将促使电子文件与电子档案融为一体，是档案信息化工作的重点前移。

　　2、档案全文的数字化。此项工作是整个档案信息化过程中工作量最大、覆盖面最广、问题最多的一项工作。我们可以利用计算机技术、扫描技术、ＯＣＲ技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等把各种载体的室藏档案资料转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互联、计算机系统管理的档案信息库为审计人员提供服务。 

　　（二）实现网络逻辑的归档和整合。业务部门应利用计算机系统把各种载体的档案资源按电子归档要求，以数字化、网络化的形式移交给档案管理员。通过存储、互相连接，形成一个资源丰富、有序结合的档案信息库。审计人员可按自己权限查阅、利用审计档案信息，通过网络实现档案资源共享。

　　（三）提升档案人员的观念和素质。审计档案专业性较强，所需花费的时间和精力也比较多，因此基层审计部门要结合实际配备专门人员，并注重培养出既懂审计业务又熟悉档案信息化技术的复合型人才。各业务部门也要配备兼职档案管理员，纵横相连，形成立体化网络管理体系。同时，档案人员在日常工作中应加强新知识、新技术的学习，不断提升自身能力和素质；审计机关也应在系统内开展专门的业务培训，确保审计人员对档案信息化的科学认知和有效利用，从而推动这一工作的深入开展。

　　（四）深化编研工作的力度与深度。档案的价值并不仅仅体现在查询和佐证，只有善于挖掘其内在价值、勤于对文本信息进行深加工，才能促使档案作用得到最大化体现。从审计档案本体的角度出发，通过对档案信息的编纂，形成文件汇编、数据汇编、参考资料、史志等不同种类和形式的编研资料，充分发挥审计档案的利用性，同时也为审计工作提供了科学的借鉴。

　　（五）优化档案管理系统的开发和利用。审计部门应立足现实、从实际需求出发，在充分考虑人力、物力、财力、技术等因素的情况下开发和利用档案软件，避免资源浪费。如在基层审计机关中应用较为普遍的“金审工程国家审计署档案管理系统”，具备对审计档案、文书档案、会计档案、基建档案、音像档案、视频档案以及通过电子政务、AO现场实施审计产生的电子文件处理、鉴定、调整功能，同时还有对库存历史档案转接为电子档案、档案信息资料的查询利用等多项功能。

　　（六）注重内控制度的建立与完善。审计部门应积极致力于电子档案标准化、管理规范化建设过程，严格执行审计署10号令《审计机关审计档案管理规定》，完善内部管理制度，如：《审计机关文件材料归档范围和保管期限》、《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》、《电子文件材料归档制度》等制度，明确内部对资料的收集、处理和传递程序，促进内部控制有效运行。在档案信息化管理上，要确保电子文件的完整、准确与安全，及时地用光盘、磁盘等电子介质进行拷贝备份，定时进行检查转贮、迁移和维护，以确保文件数据的安全。同时，要加强网络技术措施，确保电子文件的安全性、保密，全方位推进审计档案信息化管理工作。

　　审计档案信息化、网络化已成为不可阻挡的趋势和发展方向，要以长远的眼光来平衡近期利益和远期利益、需要与可能、传统与现代之间的关系。基层审计机关要认识到这一挑战的重要性和迫切性，积极转变观念，不断更新设备和技术，加强档案人才培养，构建档案资源库，逐步推进审计档案信息化的进程，为推动审计工作科学发展提供坚实基础。