今年春节假期期间,我认真阅读了《成功的项目管理》(第5版)这本书,由美国的两位教授撰写, 是一部系统、全面地介绍项目管理的著作,融入了大量的项目管理最新实践。作为一名审计人,这本书对我做好2018年审计项目有很多启示
这本书一开始就提出了很多人会犯的错误。对项目的管理,不能简单地理解为分配工作,然后幻想小组的成员取得一个预期结果。事实上,许多本来可以很成功的项目往往因为这样的想当然导致失败。每次我们进行项目审计,往往对审计方案、审计取证、报告撰写十分重视,但对过程中的项目管理重视不够。审计事项分配给审计人员后,主审以及组长一般就不过问,而是直接拿审计人员的结果汇总成报告。要成功地实现项目目标,必须要注意很多的事项。特别是项目负责人,除了要明确目标、控制进度外,还要激励团队成员、与团队中的每位成员建立友好关系,缓解成员压力,及时管理和控制变化。
每次审计开始前,总会有同志觉得时间太短、人手太少、任务范围太大,而结束后,也总会有同志讲,如果时间多一点,这个项目肯定会做的更好。不仅仅是审计项目,所有的项目都会面临这样的问题,但是做好一个项目的核心问题在于我们是否进行科学组织、是否把握好进度管理、是否有很好的难题解决方案、是否有较强的风险管理能力以及团队的沟通是否有效,而不在于时间长、人手多。
项目的生命周期有4个阶段:启动项目、计划项目、执行项目和结束项目。每一阶段都要花费不同的时间和精力。对于审计项目来说,我们的重点在于计划和执行项目,而对于结束项目阶段比较忽视。我认为这个阶段是非常重要的。结束项目包括评估项目的绩效,团队应获得的经验以及为将来项目提高绩效而提出的建议。这些应该以文件形式记录下来,条件具备的话可以建立一个审计知识管理系统。这部分才是整个项目的知识精华。如果一味地做项目,完成任务,而不善于进行事后总结、评估得失,那下次还会犯同样的错误,出现同样的问题。
在实践中,一般审计项目的主审就相当于项目经理,除了分配资源、控制进度、汇总问题、撰写报告外,还有很重要的两点素质,一是具备识别有意义和劳而无功工作的能力。二是善于倾听和沟通,接纳不同意见,能够鼓舞士气,能够承担风险,果断做出决定的能力。
管理决定成败,如果说一个企业靠好的管理,才能产生最大的利润和价值。对于审计项目来说,在任务多、人手少的环境下,团队不能以应付式的心态来做项目,而应通过提高项目管理水平来完成审计目标。
年前,胡泽君审计长与兰州特派办部分青年干部进行座谈时提出“珍惜我们的团队。要发扬审计工作的优良传统,珍惜团队、珍爱团队,一起为团队添砖加瓦、增光添彩,不断增强团队的吸引力、凝聚力和战斗力,从国家的需要、人民的需要、民族的需要出发,兢兢业业地做好本职工作”。审计项目靠好的团队,好的团队要有好的管理。(常州市审计局 黄婷)
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